Privacy statement De Kinderster BV

1. Inleiding

De Kinderster BV gaat zorgvuldig om met privacy gegevens van haar klanten, medewerkers en
sollicitanten. Hierbij wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en
gelden de volgende bepalingen:

• Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
• De Kinderster heeft maatregelen genomen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, accuraat, toereikend, ter zaken dienend en niet bovenmatig zijn.
• Binnen De Kinderster is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor zover dat met het oog op de uitoefening van hun functie nodig is.

De Kinderster heeft in het kader van de AVG de rol van verantwoordelijke en heeft een privacy
aanspreekpunt ingesteld. De gegevens van De Kinderster en het Privacy aanspreekpunt zijn:

De Kinderster B.V.
Sumatrakade 1483B
1019 RS
Telefoonnummer: 020-3318067
E-mail adres:

2. Gegevens klanten

In dit privacyreglement wordt de term klant of ouder gebruikt. Hiermee wordt de ouder c.q.
verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 16 jaar heeft en
die het contract met De Kinderster heeft ondertekend. Hierbij gaat De Kinderster ervan uit, dat deze
ouder eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacyreglement afstemt met de andere ouder
(niet zijnde contractouder). De ouder c.q. verzorger die geen contract met De Kinderster heeft, kan
indien hij/zij gebruik wil maken van de rechten zoals omschreven in dit privacyreglement, dit doen in
afstemming met de contractouder.

2.1 Doel gegevensverwerking

De Kinderster BV verzamelt alleen gegevens van klanten (ouders en kinderen) in het kader van de
uitoefening van haar taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:

• het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van de overeenkomst;
• het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind;
• het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen;
• het aanvragen van subsidie/toeslagen.

2.2 Gegevens die worden vastgelegd

De Kinderster BV legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen
gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel
van de opvang van de kinderen van de ouders.

Inschrijving
De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van opgave door ouders. Deze
gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant en
De Kinderster voor het opvangen (dagopvang/VVE en buitenschoolse opvang) van de kinderen van
betreffende klanten op één van de locaties van De Kinderster.

Kind

• Naam
• Adresgegevens
• BSN kind
• Geboortedatum
• Soort opvang
• Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is

Ouders

• Naam
• Adresgegevens
• Telefoon (vast, mobiel, werk)
• Email
• BSN ouders
• Bankrekeningnummer ouders

Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en
aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen.

Opvang
Kind dossier met hierin de volgende gegevens:

• Kindgegevensformulier
• Observaties
• Afsprakenformulier BSO
• Verklaring medicijntoediening*
• Aftekenlijst medicijntoediening*
• Bekwaamheidsverklaring voor het uitvoeren van medische handelingen
• Actieplan medisch handelen inzake wet BIG
• Actieplan anafylaxie*
• Verslag ouder gesprek*
• Kindverslag groepsoverleg
• Overzicht verslaglegging meldcode en bijbehorende verslagen*

Gegevens worden vastgelegd door de pedagogisch medewerker. De met een sterretje gemarkeerde
zaken worden (mede) door ouders aangegeven. Bij het bewaren van deze gegevens worden de
wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genomen.

2.3 Bewaren en bewaartermijn van gegevens en klanten

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijn voor een
gegeven wordt enerzijds bepaald door wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als minimaal, min) en
anderzijds door aanbevolen bewaartermijnen door bijvoorbeeld de AP (aangeduid als maximaal,
max). De Kinderster BV hanteert de volgende bewaartermijnen:

Uitwisseling van klantgegevens met derden
De Kinderster biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling
van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming
plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie.
De Kinderster wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met
derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, Gemeente, scholen, etc). Hierbij gelden de
volgende bepalingen conform de AVG:

Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:

• een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang);
• indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;
• op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.

In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor
ondubbelzinnig toestemming geeft.
De Kinderster wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke
verplichtingen die de Kinderster heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind:

• De Kinderster geeft in het kader van de Toeslag kinderopvang gegevens van kinderen en ouders door aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de belastingdienst noodzakelijk zijn (naam, adres, BSN kind en betalende ouder, genoten opvang).
• De Kinderster geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de begeleider/kind ratio.

In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders ook uit te wisselen met
derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk
enz.). De volgende informatie komt hiervoor in aanmerking:

Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben
gegeven.

De gegevens over het kind aangaande de ontwikkeling die binnen een normale ontwikkelingslijn
vallen, worden niet met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE,
algemeen maatschappelijk werk enz.) gedeeld zolang dit niet in het belang van het kind is.
Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind.

Daarnaast heeft De Kinderster de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele
zorgen rondom het kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden
weggenomen. Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden
weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen
ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij
Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het gedrang is.

3. Gegevens klanten

In dit privacyreglement wordt de term klant of ouder gebruikt. Hiermee wordt de ouder c.q.
verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 16 jaar heeft en
die het contract met De Kinderster heeft ondertekend. Hierbij gaat De Kinderster ervan uit, dat deze
ouder eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacyreglement afstemt met de andere ouder
(niet zijnde contractouder). De ouder c.q. verzorger die geen contract met De Kinderster heeft, kan
indien hij/zij gebruik wil maken van de rechten zoals omschreven in dit privacyreglement, dit doen in
afstemming met de contractouder.

3.1 Gegevens medewerker

De Kinderster BV gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van haar medewerkers. De volgende
uitgangspunten zoals geformuleerd door de Autoriteit Persoonsgegevens worden hierbij
gehanteerd:

• De verwerking van gegevens van medewerkers vindt alleen plaats voor toegestane en/of wettelijk verplichte doeleinden van verwerking zoals salarisuitbetaling, opleidingen, bedrijf medische begeleiding, de uitvoering of toepassing van wetten.
• Slechts de wettelijke toegestane en/of verplichte categorieën van gegevens worden verwerkt zoals naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot te volgen of gevolgde opleidingen, functie, aanwezigheid (in verband met uitbetaling salaris, verlofregistratie, etc.) of gegevens die verwerkt moeten worden op grond van een wet.
• De gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, leiding geven aan de medewerker of anderszins noodzakelijk zijn betrokken.
• De gegevens worden alleen verstrekt aan derden indien de medewerker hier ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven of indien dit noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht.
• De gegevens van de medewerker worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband is of de werkzaamheden van de medewerker zijn beëindigd tenzij er bij uitdiensttreding sprake is van een arbeidsconflict. In dat geval geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Langer bewaren van onderdelen van de gegevens van een medewerker gebeurt alleen voor zover noodzakelijk ter voldoening aan een voor dat onderdeel geldende wettelijke bewaarplicht en nimmer langer dan die termijn.

3.2 Gegevens sollicitanten

De Kinderster gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van sollicitanten. Gegevens van sollicitanten
bij De Kinderster worden in beginsel 4 weken bewaard. Afhankelijk van de uitkomst van de
sollicitatieprocedure gelden de volgende richtlijnen:
Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure in dienst treedt bij De Kinderster
worden de gegevens die onderdeel uitmaken van het sollicitatieproces opgenomen in het
personeelsdossier.
Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure niet in dienst treedt bij De
Kinderster dan worden de gegevens bewaard conform de keuze van de sollicitant. Bij aanvang van
het sollicitatieproces kan toestemming gegeven worden om de gegevens langer dan 4 weken te
bewaren. Hiermee geeft de sollicitant De Kinderster toestemming om de gegevens maximaal 1 jaar
te bewaren en de gegevens te gebruiken om de sollicitant te benaderen voor vacante functies bij De
Kinderster die aansluiten bij de motivatie en CV van de sollicitant. Als de sollicitant akkoord geeft
voor het bewaren van zijn of haar gegevens, zal na 1 jaar weer opnieuw toestemming aan de
sollicitant gevraagd worden voor het verlengen van de bewaartermijn met 1 jaar.

4. Overige afspraken en richtlijnen

In dit privacyreglement wordt de term klant of ouder gebruikt. Hiermee wordt de ouder c.q.
verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 16 jaar heeft en
die het contract met De Kinderster BV heeft ondertekend. Hierbij gaat De Kinderster ervan uit, dat
deze ouder eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacyreglement afstemt met de andere
ouder (niet zijnde contractouder). De ouder c.q. verzorger die geen contract met De Kinderster
heeft, kan indien hij/zij gebruik wil maken van de rechten zoals omschreven in dit privacyreglement,
dit doen in afstemming met de contractouder.

4.1 Gedragscode

Voor alle medewerkers van De Kinderster BV geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de
privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat:

• Privacy gevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders; Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken worden, gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen;
• Buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
• In notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
• Schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen;
• Pedagogisch medewerkers van de BSO ouders op de hoogte stellen van alles wat er is besproken met de leerkracht tijdens het halen van school;
• Collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene;
• Er geen privégegevens van medewerkers aan ouders wordt verstrekt;
• Computers op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord; er is een aparte teamaccount en een account voor de vestigingsmanager.

4.2 Inzage, controle en wijzigingen van gegevens

Vanuit de AVG hebben klanten, medewerkers en
sollicitanten het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te beperken, te
verwijderen en op dusdanige wijze te ontvangen dat de gegevens makkelijk over te dragen zijn aan
een andere organisatie. In dat laatste geval gaat het alleen om digitale gegevens of
persoonsgegevens die De Kinderster met uw toestemming verwerkt of die bedoeld zijn om de
overeenkomst met u uit te voeren. Het inzagerecht houdt in dat ouders, medewerkers en
sollicitanten een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens De Kinderster
over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij De Kinderster binnen komt,
zal De Kinderster de volgende informatie verschaffen aan de ouders:

• De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens ingezet door De Kinderster
• De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden; dit kunnen bijvoorbeeld de gegevens zijn die klanten actief hebben verstrekt bij het inschrijven, of die De Kinderster heeft verzameld gedurende de opvangperiode.
• De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie De Kinderster gegevens verschaft en die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau jeugdzorg, GGD of het consultatiebureau.

Daarnaast hebben klanten, medewerkers en sollicitanten van De Kinderster het recht om gegevens te
corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag worden
gevraagd indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, als de
gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of als men niet langer toestemming
wil geven aan De Kinderster voor het gebruik van zijn/haar gegevens. Dit laatste is alleen mogelijk als
De Kinderster de betreffende gegevens niet meer nodig heeft voor de uitvoering van de overeenkomst
kinderopvang of de arbeidsovereenkomst. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek, hoeft er niet per
se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging door De Kinderster. Feitelijke onjuistheid van gegevens
hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door De Kinderster.
Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd.

Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat De Kinderster een wettelijke
bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor De
Kinderster wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant
hierom. De Kinderster zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen
wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het
moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. De Kinderster zal in alle andere gevallen de
gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren.
Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het
verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn. Klanten kunnen een
verzoek tot inzien, corrigeren, aanvullen, beperken, verwijderen en ontvangen van gegevens
indienen bij afdeling administratie van De Kinderster via .
Medewerkers kunnen dat eveneens doen bij .

4.3 Beveiliging

Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tot het
contract tussen ouder(s) en De Kinderster geldt. De Kinderster BV heeft een beleid op het gebied van
informatie beveiliging. Hierin is onder andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie verkregen
wordt en is vastgelegd welke functionaris binnen De Kinderster toegang heeft tot welke informatie.

4.4 Identificatie klant

Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken
volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een
situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder
of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma of oom, tante,
buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren.
Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met
collega, telefonisch contact met ouders. Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en
kinderen te registreren.

4.5 Toegang van derden tot persoonsgegevens

Binnen De Kinderster BV kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en
inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de interne auditoren en de accountant.
Deze personen betrachten vanuit hun functie geheimhouding.

4.6 Klachten

Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacy beleid kunnen via de reguliere
klachtenprocedure van De Kinderster BV geuit worden. De klachtenprocedure is te vinden op de
website.

4.7 Autoriteit Persoonsgegevens

Klanten, medewerkers en sollicitanten hebben daarnaast het recht om een klacht over de
verwerking van hun persoonsgegevens of die van hun kind in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens.